Chatwork使い方を朝5分設計に変える7つのルール｜経営者コミュニティで実証した社内連絡の圧縮術

「Chatworkを導入したのに、結局1日中スマホを気にしている」——そんな声を、40・50代のひとり社長からよく聞きます。

道具が悪いのではありません。「設計」が変わっていないだけです。

私、和久井海十はWOBS（ワクワクオンラインビジネススクール）の運営でChatworkを毎日使いながら、社内コミュニケーションを「朝5分」に収める運用ルールを実装しています。この記事では、その全容を実体験ベースで公開します。

この記事の要点（30秒でわかる）

• Chatworkの「使い方」問題の本質は、通知の設計ミスと返信文化の放置にある
• チャット運用を「朝5分」に収めるには、グループ設計・通知オフ・返信ルールの3点セットが必要
• SlackとChatworkの比較では「日本語ひとり社長には Chatwork が現時点でシンプル」が私の結論
• WOBS運営で実際に動いているルールを7つ、順番通りに実装するだけで再現できる
• ツールの設定だけでは足りない。「返信しない文化」を経営者が先に作ることが全ての起点になる

「Chatwork使い方」で検索するひとり社長が本当に困っていること

「Chatwork 使い方」と検索する経営者の多くは、初期設定や操作方法ではなく「なぜか1日中チャットに縛られている」という状態から抜け出したくて検索しています。

操作は覚えた。グループも作った。でも気づけば深夜にもメッセージが飛び交い、返信を催促するメッセージが来る。これはChatworkの問題ではなく、「使い方の設計」が組まれていないことが原因です。

私がこれまで支援してきた3,000社・12,500人の中で、ビジネスチャットの導入後に「以前より忙しくなった」と感じる経営者の共通点を見ると、ほぼ例外なく3つのパターンに当てはまります。

• 通知を全てオンにしていて、着信音を聞くたびに手が止まる
• 「グループ＝メーリングリスト」の感覚で作ったため、無関係な情報が全員に流れている
• 経営者本人がすぐ返信するので、スタッフが「即返信が正解」と学習してしまっている

ズバリ言ってもいい？　最後の「経営者本人が即返信している」は、最も壊しにくい問題です。なぜなら自分が先にやめなければ、どんなルールを作っても無駄になるからです。

ビジネスチャット比較——SlackではなくChatworkを選んだ3つの理由

「ビジネスチャット 比較」で検索すると、Slack・Teams・Chatwork・LINEWORKSなどが並びます。私はWOBS運営を含む複数のプロジェクトでChatworkをメインに使い、過去にSlackも試しました。

その上での私の結論は、「40・50代のひとり社長・先生業がスタッフやメンバーと使うなら、現時点でChatworkがシンプル」です。理由は3点あります。

• 「スレッド」「チャンネル」「ワークスペース」と概念が多いSlackに対し、Chatworkは「グループチャット」と「タスク」だけ覚えれば動く
• 日本語環境での通知カスタマイズが直感的。スタッフ側の学習コストが低い
• タスク機能が本体に内蔵されているため、別のTrelloやNotionを組み合わせなくても「依頼→完了報告」が完結する

Slackは機能が豊富な分、設計者（多くはエンジニア出身）がいないチームだとカオスになりやすい。WOBSのスクール運営のような「非エンジニア中心のひとり社長コミュニティ」では、シンプルなChatworkの方が現場が回りやすいというのが実感です。

ただし「Chatwork slack 比較」で探している方に実は、エンジニアや副業フリーランスが多いチームなら逆にSlackの方が合うケースもあります。チームの顔ぶれで選ぶのが正解です。

WOBS運営で実装している「朝5分Chatwork」7つのルール

ここからが本題です。WOBSはオンラインビジネススクールですので、受講生・スタッフ・外部パートナーとのやり取りが毎日発生します。それを私が「朝5分」で完結させるために組んでいるルールを順番に公開します。

ルール1：グループは「目的」で作る。「人」で作らない

「WOBS受講生全体」「WOBS運営スタッフ」「外部パートナー連絡」という目的軸でグループを作ります。「Aさんとの連絡」という人軸で作ると、1対1のダイレクトチャットが乱立してどこに何があるか分からなくなります。

ルール2：通知は「メンション（@）のみ」に即変更する

Chatworkの初期設定は「全てのメッセージで通知」です。これが最初の落とし穴。設定を「自分へのメンションのみ通知」に変えるだけで、スマホへの割り込みが体感で8割減ります。

スマホアプリ→右上のメニュー→「通知設定」→「メンションのみ」に変更。これは今日中にやってください。

ルール3：返信は「朝イチ1回」だけというルールを宣言する

実は、ここが一番大事で一番難しいルールです。私は新しいグループを作ったとき、必ず最初に「このグループの返信は毎朝9時までの1回でまとめます。緊急は電話を使ってください」と書き込みます。

経営者が先に宣言することで、スタッフや受講生も「返信が遅いのは失礼ではない」と学習します。これをやらずにルールだけ作っても、誰も守りません。

ルール4：タスク機能で「依頼」と「報告」を分離する

Chatworkのタスク機能は、依頼をチャットの流れから切り出して管理できます。「◯日までにAをやってください」という依頼はタスクとして登録し、チャット本文には残しません。

こうすると、朝の5分チェックで「未完了タスク」を見るだけで進捗が分かります。チャットを遡る時間がゼロになります。

ルール5：毎朝の「定型報告」はテンプレートを作って貼るだけにする

WOBSの運営では、スタッフからの日報をテンプレート化しています。「①昨日の完了タスク ②今日の予定 ③相談事項」の3行テンプレートをコピペするだけ。読む側も3行見れば状況が分かります。

「どう書けばいいですか？」という質問が来ないテンプレートを一度作れば、それ以降の管理コストがゼロに近くなります。

ルール6：「既読スルーOK」を全員に周知する

多くの日本の職場・コミュニティで「既読したのに返信がない」をプレッシャーに感じる文化があります。WOBSでは入会時に「既読スルーは失礼ではありません。必要なときだけ返信してください」と明示します。

これだけで「返信しなきゃ」という心理的負荷が全員から消えます。結果として、本当に必要なメッセージだけが来るようになります。

ルール7：「深夜・早朝の投稿禁止」を決める

夜中の2時に届いたメッセージを朝に見ると、なんとなく返信を急かされた気持ちになります。WOBSでは「投稿は朝7時〜夜10時まで」とルール化しています。

Chatworkには予約送信機能もあります（PC版）。深夜に気づいたことがあれば、予約送信で翌朝に届けるよう習慣化しましょう。

私の実体験——44歳の皿洗いから35年のITコンサルで気づいたこと

ここだけの話、私はリーマンショックのタイミングでリストラされ、44歳のときに東京・新橋で皿洗いのアルバイトをしていました。ITコンサルとしてキャリアを積んできたはずが、気づいたら飲食店の裏方にいた。

あの時期に痛感したのは、「道具を持っているだけでは意味がない。使う設計がなければ道具は重荷になる」ということです。当時の私は携帯電話を持っていたのに、誰に何を発信するか設計がなく、情報の海で溺れていた。

その後、東京でBNIというビジネスネットワーキング団体と出会い、2万人以上と会う中で「先に与えること」（先義後利）の考え方を体得しました。先に与えることとは、自分の利益より先に相手への貢献を置く生き方です。ITコンサルとして35年、3,000社・12,500人を支援してきた基盤は、この考え方から来ています。

Chatworkの運用ルールも同じです。「先に経営者が返信のプレッシャーを手放す」ことで、スタッフ全員が自律的に動ける文化が生まれます。ルールの設計は、先に経営者が与えるものです。

Chatwork初心者・PCスマホ別の設定チェックリスト

「Chatwork 使い方 初心者」「Chatwork 使い方 PC」「Chatwork 使い方 スマホ」で検索している方のために、設定チェックリストをまとめます。

PC版でまず確認する設定

• 通知設定→「メンションのみ」に変更
• ステータスを「離席中」に変える時間帯を決める（集中作業タイムの設定）
• よく使うグループを「お気に入り」登録して上部に固定する
• タスクの締切日を毎回設定する習慣をつける
• 予約送信機能を使い、深夜の気づきを翌朝に届ける

スマホ版でまず確認する設定

• iOSの場合：設定→通知→Chatwork→「メンションのみ許可」にする
• AndroidはChatworkアプリ内設定から通知カスタマイズを変更する
• ホーム画面のChatworkアイコンを「2ページ目以降」に移動して視界から外す（開く回数が自然に減る）
• 就寝前のスマホ通知は「おやすみモード」でChatworkを除外設定

引用機能・タスク機能の使い方

「Chatwork 引用 使い方」「Chatwork タスクの使い方」も検索されているので簡単に解説します。

「引用」はメッセージ右側のアイコンから「引用して返信」を選ぶだけです。長い会話の中でどのメッセージに返しているか明確になるので、チームの会話ノイズが減ります。

「タスク」は、メッセージ右側の「タスクに追加」ボタンで担当者と期限を設定します。完了したら担当者が「完了」ボタンを押す。これだけで「あの件どうなった？」という確認メッセージが激減します。WOBSではこの機能だけで、進捗確認の往復チャットが週あたり約40件なくなりました。

経営者コミュニティ×オンラインで起きている「返信地獄」の正体

「経営者 コミュニティ オンライン」を検索している方は、コミュニティ参加後に「チャットが多すぎて管理できない」という状態になっているケースが少なくありません。

私がBGF（Business Growth Forum）を札幌で立ち上げたとき、参加経営者から最初に上がった悩みがまさにこれでした。「オンラインコミュニティに入ったら、LINEグループが5つ増えた。何を見ればいいか分からない」という声です。

その解決策としてBGFではChatworkをベースにして、グループ設計を「目的別」に統一しました。「雑談」「案件相談」「イベント告知」「緊急連絡」の4つに絞り、それ以外のグループは作らない。

経営者コミュニティに参加するほど、情報チャンネルは増えます。だからこそ「どこを見れば済むか」の設計を自分で持っていることが、忙しい40・50代の経営者には必要です。

私が実際に使った／読んだもの

Chatworkで業務効率を上げるのと並行して、私がWOBS運営で実際に助かっている道具・本を紹介します。

『つながり力の教科書』——私が書きました（笑）

BNIで2万人以上と会い、12,500人を支援する中で気づいたことを全部詰め込んだ本です。「売り込まずにお願いされる状態をどう作るか」という、Chatworkの運用設計にも直結するマインドを書いています。Chatworkのルールを作っても守られないチームは、たいてい「信頼関係の設計」が先に崩れています。この本はそこから整えるための一冊です。

freee会計——ひとり社長の経理時間を最も削ってくれた道具

Chatworkで連絡時間を削るなら、経理時間も同時に削りましょう。私も独立当初freeeを使っていました。簿記が分からなくても、銀行口座をつなげば勘定科目を自動で提案してくれます。「経営者の朝5分」を実現するには、連絡以外のルーティンも自動化していく必要があります。freeeはその入口として最もシンプルな選択肢です。

私の実話を、一冊にまとめました ──『つながり力の教科書』

44歳でリストラされ、新橋で皿洗いをしていた私が、BNIとの出会いをきっかけに復活し、累計3,000社・12,500人を支援するひとり社長になるまでの話を、この一冊に詰め込みました。Chatworkのような道具は「つながりを維持する器」に過ぎません。器を活かすのは、先に与えることのできる人間力です。

もっと深く実装したい方へ ── WOBS で

この記事で紹介した7つのルールは「設定と宣言」だけで始められます。でも、実際に運用が定着するかどうかは別の話です。

「通知をオフにしたら逆にスタッフが不安がった」「タスク機能を使っても誰も完了報告しない」——WOBSの受講生から聞く失敗あるあるです。これらは全て「ツールの設定問題」ではなく「チームの設計問題」です。

WOBS（ワクワクオンラインビジネススクール）のAI実装モジュールでは、Chatworkのような業務効率化ツールをチームに定着させるための「設計→宣言→習慣化」のプロセスを6ヶ月かけて実装します。道具の使い方を教えるのではなく、経営者が設計者として動けるようになることがゴールです。

40〜60代の経営者が、AI・オンラインツール・コミュニティ設計を「朝5分の仕組み」に変えていく。それがWOBSの3本柱（先義後利の営業設計・マインドブロック解除・AI実装）の一つ、AI実装モジュールの本質です。

受講料は120万円・期間6ヶ月。まずは無料体験セミナーから、自分に合うか確認していただければと思います。

WOBS（ワクワクオンラインビジネススクール）の無料体験セミナー詳細はこちら

よくある質問

Q. Chatworkは無料プランでも7つのルールは全部使えますか？

A. タスク機能・グループチャット・メンション通知など、今回紹介した7つのルールは基本的に無料プランで実装できます。メンバーが増えたり、ストレージや履歴が必要になったタイミングで有料プランへの移行を検討するのが現実的な順番です。

Q. SlackからChatworkへ移行するとき、チームへの説明はどうすればいいですか？

A. 「操作方法の説明」より「使い分けルールの宣言」を先にするのが私のおすすめです。「このチームではChatworkをメインにする。理由は全員が使いやすいから。引越し先のルールはこれです」と箇条書きで共有するだけで、多くの場合スムーズに移行できます。

Q. 経営者コミュニティでChatworkを使っているところはありますか？

A. 私が札幌で立ち上げたBGFはじめ、WOBSのような40〜60代経営者向けオンラインコミュニティでChatworkは広く使われています。LINEグループと比べて「ビジネス」「プライベート」の分離がしやすいことが経営者に選ばれる理由です。

Q. Chatworkのマイチャット機能はどう使えばいいですか？

A. 「Chatwork マイチャット 使い方」でよく検索されますが、私のおすすめは「自分へのメモ帳・一時保管庫」として使うことです。朝5分の中で気づいたことをマイチャットにメモし、後でタスクに変換する。外部に見えない唯一の場所なので、アイデア出しや下書きにも使えます。

Q. 「Chatwork 使い方 スマホ」で困っています。通知が多すぎて集中できません

A. まずスマホのChatworkアプリ設定で「メンションのみ通知」に変更してください。次に、ホーム画面の1ページ目からアイコンを外すことで「習慣的に開く行動」を物理的に減らせます。これだけで通知ストレスは半分以下になります。残る問題はチームの「すぐ返信文化」ですので、この記事のルール3（朝イチ1回の返信宣言）を合わせて実施してください。

あわせて読みたい

• ブログとSNSどっちを先にやるべきか｜集客の受け皿設計を35年現場から解説
• 紹介営業とは何か、リファラル営業との違いから仕組み化まで35年の現場で見えた5つの本質
• 副業でリファラル営業を組む方法｜3,000社を支援したひとり社長が教える5つの動き方

まとめ

Chatworkの使い方問題は、「操作を覚える」ではなく「設計と宣言」で解決します。

7つのルールをもう一度まとめると、「目的別グループ設計」「メンションのみ通知」「朝1回返信の宣言」「タスク機能による依頼と報告の分離」「3行テンプレートの日報」「既読スルーOK宣言」「深夜投稿禁止ルール」です。

私自身、44歳でリストラされて新橋で皿洗いをしていた頃は、「道具さえあれば何とかなる」と思っていました。でも35年のITコンサル経験と3,000社の支援を通じて気づいたことは、「道具を活かす設計力こそが全て」だということです。

Chatworkは優秀な道具です。でもその道具を「朝5分」に収めるかどうかは、使う経営者の設計次第。今日から7つのルールを一つずつ試してみてください。

そして、もし「もっと体系的に業務設計を変えたい」と感じたら、WOBSのAI実装モジュールで一緒に実装しましょう。無料体験セミナーから始めてもらえると嬉しいです。

感謝の気持ちを込めて。

※当サイトには一部アフィリエイトリンクを含みます。実際に自分で使っているものだけを紹介しています。